Электронный документ: понятие, реквизиты, преимущества и недостатки

Федеральный закон от 10.01.2002 № 1-ФЗ «06 электронной цифровой подписи» дает определение: электронный документ -- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники.

Электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

-- создаваться, обрабатываться, храниться, передаваться и приниматься с помощью программных и технических средств;

-- содержать реквизиты, позволяющие подтвердить его подлинность и целостность;

-- быть отображенным (воспроизведенным) в форме, понятной для восприятия.

Установка подлинности электронного документа осуществляется с использованием средств проверки электронной цифровой подписи. Подлинность документа считается подтвержденной, если в результате проверки электронной цифровой подписи, устанавливается неизменность всех реквизитов.

Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время и накладывает некоторые ограничения и предъявляет определенные требования к организации рабочих мест документоведов.

Преимущества использования электронных документов:

- выполнение компьютерной обработки электронных докумен-тов значительно ускоряется;

- ускоряется и упрощается сбор, обработка, систематизация и поиск любой информации;

- при рассылке документов по электронной почте они оперативно (практически мгновенно) передаются на любые расстояния;

- хранение электронных документов не требует больших площадей для архивов;

- повышается эффективность работы с документами;

- создание электронных архивов документов предоставляет воз-можность использования полученной информации для подготовки новых;

- наличие базы заготовок документов сокращает время на подготовку новых;

- снижение расхода бумаги при возможности работы с электронным проектом документа и внесении изменений без вывода на бумагу;

- одновременная рассылка проекта документа сразу нескольким визирующим;

- одновременная рассылка документа по электронной почте сра-зу нескольким адресатам.

К недостаткам электронных документов можно отнести:

- необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов;

- необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений.

Собственно электронный документ соответствует смысловой части обычного документа. Только читать его надо не на обычном языке, а на языке чисел. Это, однако, не означает, что информация представлена в недоступном виде. Все алгоритмы и процедуры записи электронного документа придуманы и реализованы человеком. Они написаны на языке, удобном для компьютеров, но этот язык - плод человеческого творения и, если человек знает этот язык, то прочитать его не представляет труда. При этом смысловая часть может содержать и гриф утверждения самого документа.

Таким образом, мы получаем полное соответствие реквизитов электронного документа реквизитам обычного, необходимым для признания его юридически значимым.

Но здесь возникает еще одна проблема, связанная с особенностью представления сведений в электронном виде - это проблема копирования электронной информации. Одной из важнейших особенностей сведений, представленных в электронной форме, является легкость их копирования. Поэтому, во избежание инцидентов, при передаче электронного документа по каналам связи он должен быть защищен от несанкционированного копирования. В этом случае есть уверенность, что где-нибудь не выплывет неучтенная электронная копия документа.

Но на передающем конце, как правило, также остается контрольная копия. Ее можно рассматривать как просто заверенную исполнителем копию документа. Но если последнюю заверить электронно-цифровой подписью и снабдить всеми необходимыми атрибутами, то можно говорить об изготовлении одного документа в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу.

Таким образом, проводя аналогию, можно приравнять:

- электронный документ в случае передачи его по каналам связи со всеми необходимыми атрибутами - к юридически значимому документу; - электронную копию документа, оставшуюся у респондента, к рабочей копии документа;

- электронную копию документа, заверенную электронно-цифровой печатью, но оставшуюся у респондента, к заверенной копии юридически значимого документа или ко второму экземпляру юридически значимого документа, имеющего равную силу с первым экземпляром;

- его распечатку, прошедшую заверение установленным законом порядком, к заверенной копии документа.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   Скачать   След >