Входящая и исходящая документация, виды документов

Все документы организации делятся на три документопотока:

- входящие (поступающие) документы, т.е. поступающие в организацию;

- исходящие (отправляемые) документы;

- внутренние документы.

Входящий документ (поступающий документ) -- документ, поступивший в учреждение.

Исходящий документ (отправляемый документ) -- официальный документ, отправляемый из учреждения.

Обработка исходящих документов включает:

- составление чернового документа;

- подготовку проекта документа;

- его согласование (визирование);

- удостоверение документа;

- отправку документа.

Внутренний документ -- официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Каждый из документопотоков имеет особенности обработки. Всегда следует помнить о том, что на особенности обработки влияет выбор формы организации работы с документами (централизованный, децентрализованный, смешанный).

Все документы можно разделить на: организационно-правовые, распорядительные, справочно-информационные, справочно-аналитические, по личному составу предприятия и бухгалтерского учета и отчетности.

Организационно-правовые документы. Это документы, необходимые для учреждения предприятия и организации его производственно-хозяйственной деятельности.

Часть из них составляет Комплект учредительных документов предприятия. В этот комплект входят;

- заявление в регистрационную палату;

- протокол № 1 собрания учредителей,

- учредительный договор;

- устав предприятия;

- свидетельство о регистрации предприятия в регистрационной палате;

- свидетельства о регистрации в органах статистики, налоговой инспекции, пенсионном и страховых фондах, государственном реестре и т.п. организациях. Эта часть документов выдается или заверяется внешними организациями.

Вторую часть составляет комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих текущую деятельность на предприятии и организацию работы трудового коллектива. Эти документы разрабатывается на предприятии и утверждается его руководством. Сюда входят:

- структура предприятия;

- штатное расписание;

- текущие планы и программы деятельности;

- положения о структурных подразделениях;

- внутренний распорядок на предприятии;

- должностные инструкции сотрудников;

- инструкция о ведении делопроизводства и т.п.

Эти документы, а также документы бухгалтерского учета и отчетности, документы планирования, финансирования и кредитования обычно включают в раздел «Организационные документы» в качестве подразделов.

Организационно-распорядительные документы - это разновидность организационных документов, но дополнительно имеющих указание, что, кому и к какому сроку необходимо сделать.

На предприятиях в основном используются распорядительные документы, заверяемые одним лицом: приказ, распоряжение, указание и поручение.

Коллективным распорядительным документом может быть протокол собрания (совещания, заседания и т.п.), если в него по результатам голосования включены поручения конкретным лицам с указанием сроков исполнения.

Справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Это документы, содержащие факты, данные, характеристики и другие сведения, необходимые предприятию в его производственно-хозяйственной деятельности. В первую очередь - это служебные письма и телеграммы, отправляемые и получаемые через отделения связи; а также телефаксы, письменные и звуковые документы электронной почты, телефонограммы. Сюда же входят: справки, акты, протоколы, докладные, служебные и объяснительные записки, отчеты, прогнозы, аналитические и другие материалы.

Документы по личному составу предприятия. Это документы, характеризующие работников и их трудовые правоотношения с администрацией предприятия и другими сотрудниками. К ним относятcя: личное заявление, приказ о назначении на должность, листок по учету кадров, копии свидетельств и аттестатов и др. документы, объединяемые в комплект «Личное дело», а также Трудовая книжка и различные карточки учетно-отчетных картотек.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   Скачать   След >