Организация внутреннего контроля за сохранностью денежных средств

Внутренний контроль означает такие действия и процедуры, которые предназначены для хранения денежных средств банка. Эффективные действия по внутреннему контролю за денежными средствами должны включать ряд организационных мероприятий.

1. Распределение процедурных функций:

► полное разграничение действий при процедурах по получению денег от действий при выплате денег;

► четкое разграничение между физическим оборотом денежных средств и всеми фазами обращения соответствующей учетной информации;

► необходимость четкого контроля за поступлением наличности в кассу и ее остатками на конец дня;

► необходимость оформления выплат только с помощью предварительно пронумерованных чеков с отдельным подтверждением (разрешением) на осуществление выплат.

2. Распределение должностных обязанностей:

► назначения различных лиц для получения денежных средств и выплаты денежных средств;

► назначения различных лиц для физического ведения кассовых операций и их учета;

► назначение одного работника, ответственного за предоставление разрешения на осуществление денежных выплат и другого работника, который бы списывал со счетов суммы по денежным чекам;

► предоставление права распоряжения денежными средствами одном лице, а ведение учета - другой.

3. Контроль за сохранностью наличных средств проводится:

► в конце операционного дня путем сверки кассовых оборотов по данным бухгалтерского учета (рис. 2.4);

► периодически при проведении плановых, а в случае необходимости - внеплановых ревизий.

Порядок проведения сверки кассовых оборотов по данным бухгалтерского учета в конце операционного дня

Рис. 2.4. Порядок проведения сверки кассовых оборотов по данным бухгалтерского учета в конце операционного дня

Периодически, согласно правилам, проводится ревизия наличных денег и других ценностей, хранящихся в денежных хранилищах и кассах учреждений банка, а также проверка соблюдения правил их хранения. Ревизия проводится:

► по распоряжению руководителя учреждения банка не реже чем раз в полгода, а также ежегодно по состоянию на 1 января нового года;

► при смене руководителя, главного бухгалтера или заведующего кассы;

► при временном изменении должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей;

► в других случаях - по распоряжению руководителей Национального банка Украины или органов соответствующих банков (общего собрания акционеров, членов советов и в случаях, предусмотренных Законом Украины "О хозяйственных обществах" и уставами банков).

Ревизия денежных билетов, монет, других ценностей проводится составом лиц, которых назначает письменным приказом руководитель учреждения банка. Ревизия проводится в присутствии должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. Ответственность за правильную организацию и выполнение установленных правил проведения ревизии несет руководитель учреждения банка, назначил ревизию.

При обнаружении во время перечисления денег излишков или недостатка составляется акт. К акта, направляется высшей учреждении банка, добавляют личное объяснение кассового работника, допустившего недостачу, сообщение руководителя учреждения банка о принятых мерах по возмещению в виновных лиц убытков, устранение причин, порождающих кассовые просчеты и недостачи ценностей.

О проведенной ревизии ценностей составляется акт за подписями всех работников, участвовавших в ревизии, и должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей. При выявлении недостачи или излишка денег и ценностей, разногласий в учете или недостатков в обеспечении хранения ценностей копия акта направляется высшей учреждении банка.

Все проведенные проверки регистрируются в книге, в которой указываются фамилия и должность того, кто проводил проверку, проверенную им участок работы, при проведении проверки, ее объем, результаты (делается ссылка на акт или указывается, что замечаний нет).

Руководители учреждений банков обязаны в пятидневный срок рассмотреть результаты проведенных ревизий и проверок и срочно устранить выявленные недостатки, а также принять меры по организации кассовой работы.

При выявлении излишков денег или недостач составляют акт о выявленных недостачи (излишки) при перечислении денег. К акта, направляется высшей учреждении банка, добавляют личное объяснение кассового работника, допустившего недостачу, сообщение руководителя учреждения банка о принятых мерах по возмещению за счет виновных лиц убытков, устранение причин, порождающих кассовые просчеты и недостачи ценностей.

Выявленные излишки денег приходуются на счет 6 399 «Прочие операционные доходы". Возвращение зачисленных на этот счет сумм может проводиться по ходатайству предприятий, объединений, организаций и учреждений путем зачисления их на счета, а также отдельных лиц с разрешения руководителя учреждения банка после рассмотрения обстоятельств, подтверждающих принадлежность им излишков, образовавшихся.

Все недостачи денег независимо от суммы (даже если они погашены при обнаружении) списывают в расходы по кассе и записывают на счет 3 552 "Недостачи и другие начисления на работников банка" по личному счету работника, у которого обнаружена недостача, и учитываются на этом счете до полного их погашения. Если нехватка денег и других ценностей является результатом растраты, халатности или хищения, руководитель учреждения банка немедленно сообщает об этом правоохранительные органы и к их решению устраняет от работы с ценностями работника банка, у которого обнаружена недостача. К акту о выявленных недостачи (излишки) при перечислении денег, направляется в высшей учреждения соответствующего банка, добавляется специальное сообщение с подписями руководителя и главного бухгалтера учреждения банка с указанием в нем места и даты события; даты выявления недостачи (излишка) характера события (растрата, хищения, грабежи, подделка) суммы причиненного ущерба; должности, фамилии виновного лица. Это делается, исходя из потребности обеспечения интересов банка и денежных средств для возмещения убытков.

► Если на момент установления недостачи должна в ней личность не установлена, то сумма недостачи списывают на расходы банка проведением

Дт +7399 Прочие операционные расходы

Кт Счета для учета денежных средств

► Одновременно с этим сумма недостачи учитывается за балансом (до установления лиц, которые должны возместить недостачи)

Дт +9617 списана в убыток задолженность по другим активам

Кт Контрсчет

► После установления лица, виновного в недостатке, сумма недостачи относят на это лицо бухгалтерской проводкой

Дт +3552 Недостатки и другие начисления на работников банка

Кт 6 399 Прочие операционные доходы

► Одновременно с этим отнесены в убыток долги списывают с забалансового учета

Дт Контрсчет

Кт +9617 списана в убыток задолженность по другим активам

► Погашение задолженности по недостачам

Дт Счета для учета денежных средств

Кт 3 552 Недостатки и другие начисления на работников банка.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >