Причины малоэффективной автоматизации, Повышение эффективности - Автоматизация производства – основные задачи, принципы разработки и пути совершенствования
Полная версия

Главная arrow Экономика arrow Автоматизация производства – основные задачи, принципы разработки и пути совершенствования

  • Увеличить шрифт
  • Уменьшить шрифт


<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>

Причины малоэффективной автоматизации

Влияние автоматизации на эффективность компании будет тем выше, чем больше количество бизнес-процессов охвачено АС и чем точнее АС настроена на поддержку этих процессов.

Однако, даже построив АС, имеется вероятность, не получить ожидаемых от автоматизации выгод и преимуществ. Такой причиной может являться беспорядок в самой бизнес-системе, когда имеющиеся в компании бизнес-процессы не упорядочены и не оптимальны. На сленге IT-специалистов такая ситуация называется "автоматизированный бардак" или "автоматизированный хаос".

Получается, что если мы займемся автоматизацией, не опираясь на "правильную" системную модель бизнеса, то мы рискуем, вместо необходимой поддержки получить не эффективные расходы.[3]

Другими словами можно сказать, что главная причина малоэффективной автоматизации - это неиспользование автоматизированных средств в полной мере, избыточные затраты на ненужную невыгодную автоматизацию.

автоматизация затрата окупаемость экономический

Повышение эффективности

Существуют много способов по повышению эффективности автоматизации, они различны, имеют разную формулировку, но содержат в себе одну и туже суть. Рассмотрим данную проблему в двух подходах: более обширно и поверхностно и более детально. Мероприятия по повышению эффективности, которые можно отнести к обобщённым, необходимы для любого проекта. Более детальные мероприятия не являются необходимыми, но очень желательны. Они являются боле трудоёмкими и затрачивают больше усилий руководителя. Для лучшего экономического эффекта рекомендуется использовать все мероприятия насколько это возможно.

Мероприятия, позволяющие повысить эффективность автоматизации:

- Грамотное планирование состава и последовательности работ. Поддержка автоматизацией, в первую очередь, ключевых для бизнеса задач.

- Расстановка задач таким образом, что бы первые результаты автоматизации можно было сразу использовать, не дожидаясь результатов последующих этапов.

- По возможности, использование имеющиеся на рынке готовых решений по автоматизации из той отрасли, где работает данный бизнес.

- Заказная разработка программных средств - трудоемкий процесс. Желательно использовать разработку только в случае наличия в компании уникальных процессов, которые обуславливают конкурентное преимущество бизнесу.

- Планирование графика обучения сотрудников, вовлеченных в АС таким образом, чтобы максимально использовать время их минимальной загрузки (межсезонье, между проектами и т.п.).

- Повышение эффективности работы персонала после автоматизации есть главный источник обеспечения выгоды от автоматизации. Разъяснение персоналу, использующему АС, ожиданий от разработки, мотивирование на эффективную работу.

- Использование руководителями статистических показателей и управление процессами на их основе. [3]

Более детальный процесс совершенствования (оптимизации) системы управления компанией можно представить в виде следующей схемы:

1. Процесс формирования количественных измерителей должен начинаться на этапе обследования действующей системы управления компанией с целью выявления проблемных областей и/или направлений, по которым конкурентные позиции компании слабы, -- а также оценки возможностей информационных технологий воздействовать на решение возникших проблем и способствовать снижению потерь или улучшению качественного положения компании на рынке. На этом этапе необходимо попытаться количественно выразить возникающие потери компании, а также возможный (реалистичный) процент снижения этих потерь (экспертно или на основе выявленных закономерностей).

2. На основе предлагаемой концепции ИТ-проекта выявить и структурировать возможные улучшения системы управления на уровне бизнес-процессов до экономических факторов эффективности и конечных выгод компании.

3. На основе сопоставления возможных экономических выгод, выявленных на этапе 1 и этапе 2, и согласования предлагаемой конфигурации ИТ-проекта с требованиями заказчика принять в качестве целевых ориентиров проекта согласованные показатели, выраженные в терминах конечных финансово-экономических выгод.

4. Согласовать выбранные целевые ориентиры по многоуровневой цепочке (дереву целей) до целевых значений характеристик совершенствования конкретных бизнес-процессов на нижнем уровне.

5. Рассчитать показатели экономической эффективности ИТ-проекта как инвестиционного проекта (см. соответствующие методики).

6. Скорректировать пункты (2-5) данного процесса на каждом этапе принятия важных решений, касающихся разработки проекта; внесения изменений, способных существенно повлиять на конечную эффективность; а также решений о приостановке или продолжении внедрения проекта на различных этапах.

Для реализации указанного подхода приходится решить еще три важные проблемы оценки экономической эффективности ИТ-проектов:

- научиться переходить от качественных к количественным характеристикам в процессе построения дерева;

- обеспечить получение необходимой информации в части количественных характеристик;

- научиться определять момент проявления обозначенного экономического эффекта, то есть учитывать фактор времени.

Первая из обозначенных проблем заключается в необходимости конструирования логико-расчетных формул для трансформации качественных улучшений на нижних уровнях в количественные экономические выгоды. Однозначного ответа на решение этой задачи пока не получено, однако можно выделить ряд советов.

1. Если построить логическую цепочку "качественный ИТ-фактор -- фактор экономической эффективности", то, поскольку для конечного фактора экономической эффективности расчетная формула известна, за счет "понижающего" расчленения каждого из компонентов расчетной формулы можно добраться до качественного ИТ-фактора и здесь экспертно определить степень его влияния.

2. Постараться построить максимально подробное дерево "цели -- ... -- факторы", поскольку подробная детализация, с одной стороны, позволит "отловить" тот показатель, который поддается описанию формальными зависимостями, а с другой -- сужает область субъективных связей.

3. Для начальных предположений не стоит игнорировать накопленный опыт внедрения успешных ИТ-проектов. Ведь детализированная оценка экономических эффектов возможна только на этапе непосредственной разработки и внедрения ИТ-системы. Тем не менее уже на этапе предварительной оценки целесообразности внедрения системы необходимо косвенно оценить потенциальные выгоды на основе метода аналогий и экспертного анализа. Такая оценка не даст конкретного ответа на вопрос: "что принесет нам внедрение данного проекта?", но позволит оценить, ради чего стоит браться за его разработку и оценку, каков потенциал предлагаемой ИТ-системы. Например, "в аналогичных компаниях практический опыт внедрения подобных систем ERP позволил убедиться в возможности сокращения размеров материальных запасов на 10-15%". Это еще не целевой показатель, но уже пища для размышлений, за что бороться!

4. Опыт показывает, что источниками эффективности ИТ-проектов являются существующие возможности ликвидации излишних потерь и активизации неиспользуемых компанией резервов. Поэтому на самом высоком уровне оценки потенциальных экономических выгод можно воспользоваться следующей обобщенной классификацией:

- минимизация упущенного дохода или формирование новых источников дохода;

- снижение эксплуатационных затрат;

- снижение управленческих затрат;

- минимизация налоговых и других обязательных выплат;

- снижение штрафных санкций и прочих внереализационных расходов;

- увеличение оборачиваемости текущих активов компании.

5. Группировка факторов экономической эффективности по обозначенным категориям упрощает процесс сведения показателей экономии/эффекта по проекту в целом. Наконец, последнее. В случаях, когда степень проявления качественного фактора ИТ-эффекта носит вероятностный характер с трудно определимым математическим ожиданием, целесообразно оценить степень чувствительности количественно выражаемого экономического параметра к вероятным проявлениям ИТ-фактора и на этой основе определить предельные значения экономической выгоды. Дальнейшие уточнения целевых требований и оценок необходимо выполнять только в том случае, если разброс значений данного ИТ-фактора будет оказывать существенное влияние на оценку конечного результата.

Решение второй из обозначенных проблем, а именно: получение максимально достоверной информации, необходимой для выстраивания логико-расчетных цепочек, -- значительно облегчается в случае вовлеченности в процесс построения и оценки дерева "цели -- ... -- факторы" работников компании на соответствующих уровнях управления (в том числе управленцев), причем они должны выступать и как эксперты, которым наиболее достоверно известны потенциальные резервы предприятия, и как мотивированные сотрудники, участвующие в разработке и внедрении ИТ-проекта.

Наконец, не менее трудный вопрос -- учет фактора времени. Очевидно, что изменение каких-либо качественных факторов управления компанией отнюдь не мгновенно ведет к изменению значений конечных экономических показателей, и запаздывание реакции увеличивается при движении вверх по дереву целей. Одна из известных методик, применяемых для оценки информационных технологий, -- EVS (Economic value sourced) -- предполагает, что информационные технологии могут принести компании пользу только четырьмя основными способами: увеличить доходы, повысить производительность, сократить время выпуска продуктов и снизить риск. Таким образом, делается попытка количественного учета параметров времени и риска при оценке результирующих показателей эффективности.

На наш взгляд, наиболее важным представляется учет следующих аспектов фактора времени.

- Корректный выбор временного периода анализа. Говоря о современной информационной системе, бессмысленно рассчитывать показатели ее экономической эффективности на период в 20 лет -- смена технологий происходит в несколько раз быстрее.

- Временное снижение эффективности хозяйственной системы в период внедрения. Это возникает, в частности, в силу неизбежного возрастания нагрузки на сотрудников предприятия, связанного с тем, что помимо выполнения обычных рабочих обязанностей сотрудникам необходимо осваивать новые знания и технологии, а во время проведения опытной эксплуатации и при переходе к промышленной эксплуатации в течение некоторого времени приходится вести дела как в новой, так и в традиционной системах.

- В случае внедрения интегрированных, комплексных систем максимальное проявление эффектов смещено к окончанию процесса освоения новой ИТ-системы, когда интеграцией оказываются охвачены большинство звеньев хозяйственной системы, что дает возможность проявиться синергическим эффектам.

- Наконец, необходимо отметить, что опыт внедрения ИТ-систем наглядно демонстрирует два важнейших фактора повышения эффективности реализации таких проектов.

- В наибольшей мере "плоды" этого внедрения начинают проявляться только в случае реорганизации собственно бизнеса, а выигрыш растет по мере увеличения рассматриваемого периода.

- Наибольший эффект, проявляющийся на верхних уровнях управления компанией, достигается в случае применения комплексных, интегрированных ИТ-решений.

Итак, рационализация и методологическое обеспечение процесса оценки эффективности внедрения ИТ-систем позволяет с достаточной степенью убедительности провести оценку эффективности инвестиций в ИТ-проект.

Исходя из приобретенного опыта оценки эффективности ИТ-проектов хотелось бы отметить несколько полезных советов, которые помогут избежать возможных ошибок и сократить трудоемкость данного процесса.

- Следует обращаться к "первоисточнику". Количественные значения экономических параметров должны оценивать те работники, которым предстоит собирать "плоды" информатизации или "пожинать" эффекты "оКИСления" своей деятельности (если только внедрение ИТ-проекта не приводит к ликвидации функций данного работника и его сокращению), которые реально могут почувствовать результаты.

- Не фантазировать. Наиболее честный способ оценить эффект заключается в ответе на вопрос: "А что мы потеряем, если вот это не автоматизируем?". Иными словами, необходимо рассматривать сохранение старой системы как альтернативное решение, и отдельно оценивать выгоды и издержки этого варианта.

- Не стараться объять необъятное. В условиях дефицита времени или на предварительных стадиях оценки целесообразности внедрения ИТ-технологий следует помнить, что пять-шесть хорошо определяемых эффектов составляют большую часть суммарного эффекта. Универсальное правило "80/20" оказывается вполне применимо и в этой области. Поэтому в таких случаях оценивайте только то, что действительно можно оценить. Там, где это не получается, попробуйте определить предельные (граничные) значения, а затем попытайтесь оценить, насколько полученный разброс влияет на надежность конечного результата. Тем самым удается существенно сократить трудоемкость процесса оценки экономической эффективности за счет отсеивания ИТ-факторов, с высокой вероятностью не вносящих существенного вклада в совершенствование деятельности компании.

- Необходимо правильно интерпретировать полученные результаты. Любой рациональный расчет не полон и не точен из-за действия различных факторов неопределенности, а поэтому не исключено наличие качественных аргументов, способных при определенных условиях подтолкнуть руководство предприятия принять решение о внедрении ИТ-проекта, несмотря на недостаточно высокие показатели его эффективности в сравнении с другими инвестиционными проектами. Назовем таковые аргументы.

A. Необходимость повышения конкурентоспособности компании как важнейшего фактора выживаемости на рынке. Для многих видов бизнеса конкурентоспособность выражается в том числе в скорости реакции на изменение конъюнктуры, скорости создания новых изделий, внедрения их в производство, скорости обработки заказов клиентов и учета их требований. Решение этой задачи просто невозможно без широкой автоматизации информационных процессов. Методика Real Option Valuation как раз предлагает рассматривать ИТ "в качестве набора гибких возможностей". Цель в том, чтобы добиться максимального уровня гибкости, который, в свою очередь, поможет фирмам лучше и намного быстрее адаптировать или изменять свой курс. В этом смысле ИТ могут рассматриваться в качестве опциона, позволяющего компании реализовать некоторые возможности в будущем.

B. В крупных компаниях невозможно обеспечить высокое качество технологии и организации производства и управления без современной интегрированной компьютерной системы, а следовательно, без нее затруднительно выйти на серьезный рынок.

C. Развитая комплексная интегрированная система -- это, прежде всего, мощная система ERP, то есть система учета и управления производственными ресурсами. Следовательно, для компаний, четко ориентированных на рост прибыли, -- это также жизненно важный фактор функционирования.

Предложенный подход не претендует на всеобъемлющую полноту и универсальность, но некоторые успехи, достигнутые при его использовании для обоснования и оценки высокозатратных ИТ-проектов, делают возможным его применение и в других проектах.[7]

 
Перейти к загрузке файла
<<   СОДЕРЖАНИЕ   >>