Описание организационной структуры объекта

Акционерное общество «Тандер» является коммерческой организацией. АО «Тандер» обладает общей гражданской правоспособностью. Она вправе иметь гражданские права и нести гражданские обязанности для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных законом. Предметом деятельности АО «Тандер» является:

-открытие магазинов, складов, баз, промышленных и продовольственных товаров;

- оптовая и розничная торговля.

Организационная структура АО «Тандер» представляет собой:

- администрация, в составе директора и заместителя директора;

- бухгалтерия, в составе 5 человек - главного бухгалтера, бухгалтера 2 категории;

- отдел продаж, в составе 4 человек- начальника отдела продаж, супервайзеры.

Организация ДОУ учреждения

Делопроизводственную службу в организации осуществляет специалист отдела управления персоналом, в его обязанности входит:

- разработка и проектирование бланков документов;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам;

- подготовка дел к архивному хранению;

- организация эффективности работы и повышение рентабельности фирмы;

- контроль работы всех сотрудников общества;

- прочие обязанности, перечисленные в должностной инструкции специалиста управления персоналом.

Современными задачами АО «Тандер» является открытие новых магазинов, введение в эксплуатацию двух новых построенных складов для оптовой продажи.2.2 Определение структуры и функции делопроизводственной службы.Документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ:

- стратегический план компании - долговременный план, как правило, охватывающий период 10--15 лет, в котором формулируются главные цели предприятия на перспективу, конкретные задачи, привязанные по времени и ресурсам, общая стратегия достижения поставленных целей;

- Организационная структура - документ, схематически отражающий состав и иерархию подразделений предприятия. Организационная структура устанавливается исходя из целей деятельности и необходимых для достижения этих целей подразделений, выполняющих функции, составляющие бизнес-процессы организации.

Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции);

- Положение об организационной структуре - является организационно-техническим документом, определяющим и устанавливающим административную систему организации;

- Положение об оплате труда - представляет собой один из локальных актов, который утверждается руководителем организации. Основная цель данного акта - описать применяемые в данной организации механизмы оплаты труда;

- Положение о едином порядке оформления приема и увольнения сотрудников. Настоящее Положение определяет внутренний порядок оформления приема на работу и увольнения с организации;

- Должностные инструкции - документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника. Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных;

- Положения о структурных подразделениях - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений;

В АО «Тандер» функции службы ДОУ возложены на специально уполномоченное должностное лицо - специалиста ОУП. Таким образом, он решает три комплекса задач:

а) обеспечение документирования управленческой деятельности;

б) организация работы с документами в учреждении;

в) совершенствование форм и методов работы с документами.В должностной и численный состав службы ДОУ в АО «Тандер» входит два человека. Специалист ОУП в соответствии с должностной инструкцией и возложенными задачами осуществляет следующие функции:

- разработку, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

- организацию своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

- регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок;

- обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

- разработка и проектирование бланков документов;

- разработка сводной номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

- организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

- осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями организации дел, подлежащих сдаче в архив.

Как и в большинстве организаций в АО «Тандер» можно выделить 3 документопотока:

. Входящий - документы, поступающие в АО «Тандер» (документы вышестоящих органов власти, Администрации города Новокузнецка и т.д.; документы от Головной организации); документы не соподчиненных организаций; обращения граждан).

Исходящий - документы, созданные в УДОиВ и направляемые за пределы АО «Тандер».

Внутренний - документы, создаваемые и используемые в АО «Тандер».

Благодаря специально разработанным маршрутам движения документов, можно определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в организацию приведены в приложении.

Задача отдела управления персоналом заключается в том, чтобы документы во время своего движения не терялись и вовремя поступали в очередные пункты обработки. Ведь именно от четкости их движения зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Но несмотря на это в организации документооборота АО «Тандер» существуют некоторые проблемы. В основном это потеря документов, затрудненный поиск документов, несвоевременное исполнение документов.