Порядок обработки бухгалтерских документов

Обработка бухгалтерских документов - это ряд процедур, которые предусматривают последовательное осуществление: проверки, расценки, группировка и контировка.

Проверка осуществляется по форме, содержанию и арифметическими расчетами:

o по форме - формальная проверка заполнения всех реквизитов, соответствия стандарту и форме документа, своевременности составления документа и представления в бухгалтерию;

o по содержанию - содержательная проверка правильности отражения хозяйственной операции, ее соответствие законодательным и нормативным требованиям, интересам собственника или предприятия;

o арифметическими расчетами - проверка соответствия и правильности проставленных цен и тарифов, рассчитанных сумм и итогов.

Расценка (таксировка) документов заключается в проставлении в соответствующих графах документа цены и суммы, то есть перевод натуральных и трудовых измерителей в денежный. Эта операция характерна для документов, которыми оформляется движение материальных ценностей (требования-накладные, лимитно-заборные карты и т.п.).

Группировка документов заключается в объединении однородных по содержанию первичных документов в группы с целью подготовки сводных данных (по складам, цехам, заказам, кассами и т.п.). Группировка является систематическим, хронологическому или комбинированным.

Контировка предусматривает указание в первичных и сводных документах (сведениях) бухгалтерской проводки.

Исправление ошибок в первичных документах

При заполнении первичных документов и учетных регистров возможны ошибки. Ошибки возникают по разным причинам: вследствие усталости, небрежности работника, неисправности калькулятора или компьютера. Однако в тексте и цифровых данных первичных документов, учетных регистров и отчетов подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Ошибки могут быть:

o локальные - искажение информации только в одном учетном регистре (например, неправильно проставленная дата);

o транзитные - если ошибка автоматически проходит через несколько учетных регистров, например, искажение записи любой суммы в журнале регистрации операций ведет к ошибкам на счетах, в оборотной ведомости и балансе.

Чаще всего ошибки случаются:

o в тексте операции, что приводит к неправильной корреспонденции счетов, бухгалтерской проводки;

o при записях сумм, если записав сумму в дебет одного счета, бухгалтер забывает записать ее в кредит второго счета и наоборот. Бывает, что, записав сумму в журнал, он забывает разнести ее по бухгалтерским счетам. Иногда, записав сумму в регистры синтетического учета, бухгалтер забывает о аналитический учет. Эту группу ошибок можно легко проконтролировать путем правильного применения метода двойной записи.

Ошибки исправляют:

1) корректурным способом исправляются ошибки в первичных документах, учетных регистрах и отчетах, созданных ручным способом, то есть неправильный текст или цифры зачеркиваются и над зачеркнутым надписуються правильные текст или цифры. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

2) способом"сторно" исправляются ошибки в учетных регистрах за прошедший отчетный период. Этот способ предусматривает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (корреспонденция счетов, сумма) вписывается красными чернилами, пастой шариковых ручек и т.п. или со знаком " минус", а правильная запись (корреспонденция счетов, сумма) делается чернилами, пастой шариковых ручек и т.д темного цвета. Внесением этих данных в учетный регистр в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отображаются правильные суммы и корреспонденция счетов бухгалтерского учета.

Исправление ошибки должно быть сопровождены надписью "Исправлено" и подтверждено подписью лиц, подписавших этот документ, с указанием даты исправления.

В документах, которыми оформлены кассовые и банковские операции и операции с ценными бумагами, исправления не допускаются.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >