Использование автоответчика, МОБИЛЬНЫХ ТЕЛЕФОНОВ И пейджер (бипер)

Автоответчиком

Автоответчике дают нам практически всегда отвечать на телефонные звонки. Они помогают тем, кто звонит, ведь, оставив свое сообщение, человек чувствует, что она сделала если не всю, то половину дела. Лицам, которым звонят, автоответчики помогают тем, что дают возможность не отвлекаться на разговоры в неудобное, не подходящий для этого время.

Никогда не следует использовать автоответчики для отсеивания нежелательных звонков, принимая трубку только тогда, когда из машины звучит "нужный" голос. Значительно лучше (и вежливо) подождать 10 минут и перезвонить нужному человеку, чем поднимать трубку, после того, как прозвучит все сообщения.

Записывая приветствия на своем автоответчике, не стоит забывать:

· Назвать свое полное имя;

· Выложить сообщение сжатой форме и говорить по существу. Напомните лицу, звонит, чтобы она оставила свои данные (имя, название организации и т. Д.), Номер телефона и короткое сообщение;

· Избегать шуток;

· Четко указать, как работает ваша система. Обязательно укажите, есть ли лимит времени для записи сообщения. Если "необходимо дождаться третьего / короткого сигнала", чтобы начать запись, скажите об этом;

· Указать время, когда вы будете на месте, или когда вы сможете проверить сообщения на своем автоответчике. При этом будьте как можно точными: "Я буду на месте после третьей" лучше, чем "Буду после обеда."

Ваше сообщение может быть примерно таким:

"Павел Нечитайло у телефона. Я буду на семинаре в понедельник и вторник и вернусь в офис в среду. Оставьте, пожалуйста, Ваше сообщение, чтобы я смог позвонить Вам".

Или:

"Добрый день. Это Светлана Чередняк из отдела планирования компании АБВ. Меня или нет в офисе, или я на другой линии. Оставьте свои имя и номер телефона, и я перезвоню Вам, как только смогу".

Оставляя сообщение на автоответчике:

· Внимательно слушайте поздравления, чтобы точно знать, что вы дозвонились том, чей номер набирали.

· Говорите медленно и четко. Начинайте со своего имени и номера телефона.

· Убедитесь в отсутствии посторонних шумов.

· Не говорите о личных или конфиденциальные вопросы - ваше сообщение может прослушать третьего лица. Даже при том, что прослушивание чужих сообщений - явный проявление дурных манер, такая практика, к сожалению, достаточно распространена.

· При необходимости сообщите владельца автоответчика о неполадках с техникой.

· Повторите свое имя и номер телефона в конце сообщения. Это очень важно, потому что человеку не придется разыскивать телефон в своих записях или прослушивать сообщения еще раз.

· Заканчивайте сообщение вежливо и в соответствии с техническими требованиями. Не бросайте трубку на полуслове.

КАК БЫСТРО отвечать на сообщения, оставленной на автоответчике?

Сотрудник банка С слишком высокой самооценкой установил для себя правило о сообщениях, оставленных на его автоответчике: он отвечал только на звонки тех людей, которые трижды звонили ему. Применив это правило по важного клиента, он допустил серьезную ошибку. Одного телефонного звонка от его начальника было достаточно для того, чтобы сотрудник навсегда забыл свое правило.

Невозврата телефонных звонков (не реагирование на сообщения, оставленные на автоответчике) - одна из наиболее частых причин возникновения недовольства, разного рода проблемных ситуаций как в повседневной жизни, так и в деловой сфере. Поэтому, например, в некоторых компаниях, занимающихся продажей товаров и услуг, существует правило отвечать на звонки не позднее чем в течение часа! В противном случае можно потерять потенциального клиента.

Деловой этикет установил определенные общие нормы относительно ответа на сообщения, оставленные на автоответчике:

· Ответ на сообщения, оставленные на автоответчике, дается не позднее 24 часов. В том случае, когда человек, которому вы звоните, отсутствует, не забудьте оставить свое сообщение. Даже если у вас нет полной информации, необходимой клиенту или коллеге, важным будет проявление вашей ответственности и готовности сотрудничать, которые являются основными компонентами вежливости. В том случае, когда при любых причин вы не можете позвонить сами, попросите, чтобы это сделала другая (компетентная) лицо.

Перезвонив человеку для того, чтобы предупредить о задержке в работе или о невозможности предоставить ей помощь, вы тем самым все равно сделаете ей услугу; Ваш звонок даст человеку возможность знать реальную ситуацию и соответственно действовать. Задержка звонка с плохими новостями только ухудшит ситуацию. Возможно, кто-то собирается принять соответствующее решение на основе того, что вы (он надеется) скажите. Чем раньше вы предоставите реальную информацию, тем более сознательно будет действовать другой человек.

· Ответить на вызов, когда вы пообещали это сделать. Пообещав перезвонить "в следующий вторник" / "как только закончится семинар", сделайте, как сказали. Не держите человека в "подвешенном" состоянии, как мы знаем: "Нет ничего хуже, чем ждать и догонять."

· Если вы назвали время, когда вам можно позвонить, обязательно будьте на месте. В том случае, когда вдруг возникли неожиданные проблемы, ведите себя так, как и в ситуации, когда необходимо перенести любую другую деловую встречу.

· Если некоторое время вас не будет в офисе, предупредите секретаря / коллег о том, когда точно вы вернетесь. Таким образом лицо, которому необходимо с вами поговорить, не получит несколько совершенно разных вариантов ответов о времени, когда вас можно застать на месте. Любой упадет в отчаяние, когда на свой первый звонок получит ответ: "Он сейчас вернуться", позвонив вдруг слышит: "Он будет в офисе после обеда" и, наконец, позвонив в третий раз, узнает, что: "О, он взял эту неделю за свой счет. " Особенно важно точно указать время своего возвращения в офис в том случае, когда кто-то из коллег имеет возможность поднять трубку телефона раньше, чем сработает автоответчик. Неплохой идеей может быть специальная записка, возложена на рабочем столе у телефона, указанному в ней время, когда вы рассчитываете вернуться в офис.