НЕОБХОДИМЫЕ ШАГИ ДЛЯ ПРОВЕДЕНИЯ УСПЕШНОГО ЗАСЕДАНИЕ: ПОВЕДЕНИЕ председательствующий

Заседание можно сравнить с театральной постановкой - все присутствующие имеют свои роли, повестка дня является своеобразным сценарием, а дискуссии предоставляют возможность импровизировать. Очевидно, что все присутствующие на заседании имеют свою ответственность: как председательствующий, так и участники. Для того, чтобы заседание прошло успешно, каждый должен знать свою роль (свои функции) и выполнять ее адекватно.

РОЛЬ (ФУНКЦИИ) Председательствующий ДЕЛОВОГО заседания к заседанию

· Определение целей заседания.

· Подбор участников.

· Предварительные контакты с участниками для выяснения возможности / невозможности присутствовать.

· Заказ на конкретную дату и время помещения и обеспечения необходимого технического оборудования и прохладительных напитков.

· Подготовка повестки дня.

· Выработка основных принципов поведения участников.

· Приглашение участников, ознакомление с повесткой дня и распространение необходимых дополнительных материалов.

Поддержка контактов с теми, кто не участвует в заседании.

· Проверка помещения для заседания непосредственно перед его началом.

ВО ВРЕМЯ ЗАСЕДАНИЯ

· Начинать заседание вовремя.

· Определять цели и задачи заседания.

· Соблюдать порядок дня.

· Следить за временем.

· Способствовать проведению дискуссии.

Иметь дело с "проблемными" участниками.

· Предоставлять присутствует возможность задавать вопросы.

· Разъяснять решения, принятые в ходе заседания.

· Подводить итоги.

ПОСЛЕ ЗАСЕДАНИЯ

· Привести помещения в порядок и вернуть техническое оборудование, которое использовалось.

· Оценить заседания, в том числе и эффективность председательствующего.

· Распространить среди участников копию протокола заседания.

· Выполнять поставленные задачи.

· Начать планирование и подготовку следующего заседания.

Участие председателя, как и каждого участника, в работе заседания начинается с выбора подходящего места. Если вы занимаете высокий пост или является почетным гостем на этом заседании и пришли первым, подождите, пока вам не укажут ваше, или спросите, куда сесть.

Председательствующий, как правило, сидит на "месте власти" - дальше от двери. Ближайшее место с правой стороны от председательствующего предоставляется почетному гостю или лицу, занимающему высокий пост. Для того, чтобы поощрить участников участвовать в обсуждении, председательствующий может сесть в середине стола. Это станет проявлением его уверенности в себе, продемонстрирует, что председательствующему нет нужды подчеркивать свою роль на заседании.

Если на заседании присутствует два человека, которые имеют одинаково высокий статус, они садятся в центре стола друг против друга. Остальные присутствующие рассаживаются по обе стороны от них. В том случае, когда известно о напряженных отношениях между двумя лицами, которые занимают одинаково высокие должности, лучше избегать подобной раз-сады, а посадить их рядом друг с другом. В таком случае стол не будет играть роль дополнительного барьера между лидерами (достаточно их собственных противоречий).

Эти замечания по размещению касаются и неформального заседания. Очевидно, что на неформальном мероприятии участники могут выбирать место, где сидеть, более свободно. При этом не надо никогда забывать, что выбранное вами место является отражением вашего статуса в иерархии заседания.

Безусловно, эффективность любого заседания в значительной степени зависит от того, насколько сильным является председатель.

Рассмотрим каждое из названных выше задач председательствующего на заседании с определенными комментариями.

Начинать заседание вовремя

Вы должны определить конкретное время начала заседания и отметить его в повестке дня. Накануне мероприятия напомните его всем участникам, разослав меморандумы, позвонив или воспользовавшись электронной почте.

Внесите своевременный приход на заседание в перечень основных правил поведения участников. Вы можете отдельно регистрировать своевременное прибытие сотрудников на заседание. Возможно также подчеркивать негативные стороны опоздание на мероприятие: закройте дверь (и те, кто опоздал, просто не смогут зайти в помещение), не повторяйте сказанное ранее и пропущенное теми, кто пришел позже, рассматривайте интересные вопросы в первую очередь (в начале заседания).

Начинайте заседания не позднее 5 минут после указанного в повестке дня времени (это типичное различие между часами разных людей), несмотря на то, собрались все, кто должен присутствовать на мероприятии. Не задерживайте открытия заседания из-за опоздания других, это будет проявлением явного неуважения к тем, кто пришел вовремя.

Определение конкретного времени для начала мероприятия, как и максимальное соблюдение его, желательно (а лучше - обязательным) правилом и для неформального заседания.