Удачное завершение ДЕЛОВОЙ ПОЕЗДКИ

Если вы свободный день после возвращения из командировки, в полной мере используйте его, чтобы подготовить отчет о поездке. Если вы раньше не подвели итоги вашей поездки, лучше потратить на это определенное время сразу после возвращения. Вероятность того, что начальник (а может, и не только он) захочет сразу ознакомиться с результатами вашей командировки и получить полный отчет о нем, очень высока. И вы как умный и дальновидный человек должны быть готовы. Составляя ваш отчет и думая о дальнейшей работе, связанной с вашим командировкой, обратите внимание на следующие моменты:

· Проверьте, какими были цели вашей поездки и в связи с этим, какие задачи были поставлены перед вами. Очень желательно, чтобы в ходе поездки вы вели дневник, куда бы заносили всю интересную и важную информацию, которую получили во время командировки. Такого рода записи, безусловно, помогут вам четче сформулировать выводы и предложения.

· Если в вашей фирме существуют специальные, особые требования о правилах оформления отчета, безусловно выполняйте их, не забывая о правильности вашего языка ..

· Храните все чеки и документы, связанные с вашей поездкой, включая посадочные талоны и рекламные материалы, которые вы, возможно, получили от своих партнеров.

· Если вы делали фотографии лиц, с которыми работали, событий, в которых принимали участие, старайтесь проявить, напечатать и при необходимости отправить их по возможности.

· Составьте перечень проведенных вами встреч и переговоров; подготовьте информативные справки о партнерах, клиентах, с которыми вы работали. Вы можете использовать этот список при подготовке писем-благодарностей, а при соответствующих условиях - для отправки небольших подходящих подарков.

· Свой рабочий график после возвращения из поездки составьте таким образом, чтобы вы имели достаточно времени для встреч и переговоров, связанных с вашей работой во время командировки. При этом будьте готовы ответить на любые вопросы, которые могут возникнуть. Стоит уделить завершению дел по поездке особое внимание, отложив по возможности всю остальную работу.

· Говоря о результатах командировки; клиентов, с которыми вы работали / установили контакты; дальнейшие перспективы определенного проекта / программы и т. д., будьте максимально положительные. В случае, когда во время поездки возникли проблемы или противоречия, продумайте свой вариант решения или свое объяснение ситуации до того, как вы начнете говорить о трудностях.

· Не забудьте поблагодарить всех, кто способствовал положительному решению вопроса о необходимости вашей поездки, а также сказать, как много значит для вас продемонстрирована вера в ваши способности и предоставлена возможность проявить себя.

У ВАС В ГОСТЯХ ДЕЛОВОЙ ПАРТНЕР соотечественника

Принимая в гостях своего бизнес-партнера, клиента или просто делового знакомого, делайте все возможное для того, чтобы его поездка была как можно более приятной. Если политика вашей компании или фирмы предусматривает оплату гостям путешествия, но возлагает на них планирования своего пребывания, сообщите об этом своих будущих гостей и предложите всю возможную помощь. Если политика вашей компании позволяет планировать пребывания ваших гостей, выясните (не настаивая на этом), желают ваши гости составить собственный план поездки или рассчитывают в этом на вас. Как правило, большинство гостей предпочитает самостоятельном планированию. В любом случае четко определите существующую политику своей компании по этому вопросу.

Немало гостей готовы отдать вам инициативу в планировании их поездки. В таком случае как можно раньше выясните их пожелания относительно поселения в гостинице и их размещения там. Также, возможно, вам придется заниматься их авиабилетами. Чтобы удачно отработать эту часть программы, узнайте, есть ли у гостей особые пожелания по авиакомпании и времени полета. Если ваша фирма будет платить все дорожные расходы гостей, предупредите их о необходимости сохранить все необходимые для этого документы.

После решения всех вопросов, связанных с дорогой, поселением и размещением, сообщите гостей о результатах и переходите к составлению перечня необходимой и полезной информации. Этот перечень включает:

· Информацию о полете к месту назначения и обратный полет: номера рейсов; время и место отправления и прибытия название авиакомпании и ее номера;

· Информацию о наземный транспорт; подтверждение заказа на машину; номер заказа; другую возможную информацию о наземный транспорт;

· Информацию о поселении: название отеля, в котором забронированы номера; расположение отеля; номера телефонов и номер заказа;

· Список запланированных встреч;

· Информацию об организации питания и заказ столов на деловые завтраки, ланчи и обеды (если они были сделаны)

· Краткую информацию о бизнесменах, с которыми будут проходить встречи и переговоры;

· Контактный (и) телефон (ы) и имя лица, с которым при необходимости можно связаться.

При составлении программы визита ваших гостей обратите внимание на следующие моменты:

· По возможности запланируйте приезда гостя (гостей) накануне проведения встреч и переговоров. При этом поставьте все встречи первого рабочего дня на позднее утро, это даст прибывшим возможность максимально полно восстановить свои силы после дороги.

· Старайтесь не переполнить программу для ваших гостей, включив в нее слишком много дел, которые необходимо сделать. Так, если гости целый день провели на встречах и переговорах, лучше запланировать для них ранний ужин в спокойной обстановке, чем ужин, затем посещение театра и наконец поздний прием.

· Как только вы подготовили программу визита, как можно скорее отправьте ее по факсу или электронной почте гостям для того, чтобы они имели время для окончательного утверждения ее. С приближением дня прибытия гостей вы можете еще раз позвонить им, чтобы окончательно подтвердить все детали и, возможно, при необходимости внести определенные изменения.

Когда вы встречаете делового гостя-соотечественника, ваши обязанности такие же, как и при встрече любого гостя. Проявляйте заботу о нем, уделяя максимальное внимание с утра до вечера. Кроме всего прочего это означает:

· Подтверждение договоренностей относительно способа транспортировки гостя из гостиницы в офис фирмы и обратно;

Предоставление необходимых карт с определенным маршрутом в офис и от него (в случае, когда ваш гость сам водит машину)

· Встреча гостя при входе и сопровождение его в зал переговоров;

· Обеспечение гостя прохладительными напитками, кофе или чаем;

· Благодарность гостю за то, что он приехал;

· Внимательное слушание его выступления и замечаний;

Предоставление гостю определенного свободного времени в ходе рабочего дня. Многие положительно воспринимает возможность иметь короткую передышку, перерыв между поздними дневными заседаниями и ужином.

Если вы - гость, ваши обязанности не такие широкие и сложные. В любом случае обязательно выражайте благодарность за заботу и внимание, оказанные вам хозяевами. Все свои замечания и возможно определенное недовольство держите при себе. В конце вашего визита еще раз поблагодарите вашем хозяину (вашим хозяевам) всего, что они сделали для вас. По возвращении домой отправьте на адрес фирмы, компании, которая вас принимала, письмо-благодарность.